Kar naenkrat smo se znašli v situaciji, ko webinarji niso več izbirna možnost izvedbe dogodkov, pač pa kar nuja, saj nam omogočajo, da preko spleta predavamo udeležencem, ki se nahajajo na različnih lokacijah, kjerkoli na svetu. V nadaljevanju zato podajamo nekaj praktičnih nasvetov za načrtovanje in izvedbo webinarja.
Webinarji imajo sami po sebi kar nekaj prednosti. Poleg že omenjene neodvisnosti od lokacije nam prihranijo tudi čas. Za ogled namreč ni potrebna pot na točno določeno lokacijo. Poleg tega posnetek webinarja omogoča, da si vsebino ogledamo kadarkoli oziroma takrat, ko nam to ustreza. Webinarje lahko izvaja vsak, potrebujete le računalnik ali pametni telefon z dobro in stabilno povezavo z internetom ter določena orodja za izvedbo.
Pri načrtovanju webinarja je na prvem mestu potrebno določiti cilje. Webinarje lahko izvajamo, da udeležence podučimo o neki tematiki, pogosto pa se jih uporablja tudi za namene promocije. Veliko oglaševalcev meni, da prinesejo največji učinek glede na vložena sredstva, hkrati pa so odlični za recikliranje – določeni posnetki so lahko uporabni daljše časovno obdobje. V marketinškem smislu se jih pogosto uporablja tudi za zbiranje kontaktov, ki jih nato negujemo (t.i. leadov). Pri načrtovanju ciljev vašega webinarja si lahko pomagate z vprašanji: Koliko udeležencev želimo imeti? Kdo je ciljna publika? Kakšna so naša pričakovanja?
Takoj za tem je potrebno določiti sporočila, ki jih želimo podati, ter samo vsebino, ki je seveda najbolj pomemben del. Ljudje se webinarjev v prvi vrsti udeležijo zato, da se naučijo nekaj novega. Zato je pomembno, da področje, o katerem govorite, dobro poznate, da lahko izkažete kredibilnost. Najbolj pomembno pri določanju vsebine pa je, da se webinar osredotoči na točno določeno specifično področje. Na ta način bo učinek največji. Ne govorite na primer o marketingu na splošno, ampak o marketingu na Facebooku. Če je vaš namen poleg informiranja tudi prodajno naravnan, pazite, da tega ne izpostavljate preveč. Udeleženci bodo to namreč hitro opazili, s tem pa boste izgubili svojo kredibilnost in njihovo pozornost.
Seveda je potrebno premišljeno določiti tudi termin izvedbe. Razmislite o tem, kdaj bo vaša ciljna publika najbolj verjetno imela čas za ogled: Kateri dan v tednu? Ob kateri uri? Najkrajše časovno obdobje za načrtovanje od ideje do izvedbe je dva tedna, predvsem zato, ker ga v krajšem času ne morete dovolj učinkovito promovirati.
Naslednji korak je oblikovanje privlačnega vabila. Pri tem ne pozabite oblikovati privlačen naziv, navesti vsebine, informacij o predavatelju, datum in čas (izpostavite, koliko časa bo webinar trajal) in kaj se bodo udeleženci od webinarja odnesli. Uporabite vse razpoložljive kanale za promocijo – družabna omrežja, e-mail, vašo spletno stran, partnerske organizacije, itd. Z oglaševanjem začnite najmanj sedem dni vnaprej, izvajajte pa ga prav do zadnjega dne, saj podatki kažejo, da se veliko udeležencev za prijavo odloči v zadnjem dnevu. Tik pred začetkom webinarja pošljite še en opomnik s povezavo.
Tudi izbira ustrezne platforme za izvedbo je zelo pomemben del načrtovanja za uspeh webinarja. Na voljo je cela vrsta tako brezplačnih kot plačljivih orodij. Pri izbiri si lahko pomagate z vprašanji: Koliko ste pripravljeni porabiti za izvedbo webinarja? Ali platforma ponuja potrebne funkcije, ki jih potrebujete? Koliko udeležencev se lahko udeleži? Ponuja možnost snemanja?
Ko imate vse to določeno pa imate do dneva izvedbe čas, da vadite. Tudi tukaj namreč velja, da vaja dela mojstra. Pomembno je, da vadite vsebino, poleg tega pa tudi testirajte nastavitve oziroma uporabo platforme. Nič ni bolj neprijetnega za udeležence kot slabo pripravljen izvajalec in tehnične težave med webinarjem.
Za konec pa še nekaj nasvetov za samo izvedbo:
– Odstranite vse potencialne vire hrupa v ozadju. Utišajte vse naprave, ki jih ne potrebujete za izvedbo. Zaprite vse aplikacije, ki tečejo v ozadju vašega računalnika. Preiščite prostor za vse naprave, ki oddajajo zvok. Prepričajte se, da v prostor ne bodo vstopili otroci ali hišne živali (čeprav to lahko izpade zelo prikupno).
– Bodite točni. Poskrbite, da ste prijavljeni v platformo najmanj 15 minut prej, preverite internetno povezavo, nastavitve mikrofona in kamere. Začnite pravočasno in ne tratite dragocenega časa udeležencev.
– Poslušalci si že v prvi minuti ustvarijo mnenje o vas, zato pritegnite njihovo pozornost že v prvih 60 sekundah.
– Način govora naj bo sproščen. Pri pisanju besedila imejte v mislih, da bo besedilo govorjeno, torej mora zveneti naravno. Čeprav v bistvu govorite računalniku, pa vas poslušajo in gledajo pravi ljudje. Tega ne pozabite in uporabite način govora, kot bi ga v pogovoru. Kljub temu seveda imejte vnaprej pripravljen scenarij, ki se ga držite.
– Delite osebne izkušnje. S tem se bodo udeleženci lahko naučili še kaj drugega, kot bi se lahko s preprostim branjem gradiva na spletu. Pazite pa, da ne skrenete preveč s tematike.
– Ostanite zbrani in umirjeni, tudi če pride do tehničnih težav. Za vsak slučaj imejte pri sebi še natisnjeno verzijo predstavitve. Ključno je tudi imeti dodatno podporo oseb, v primeru da pride do tehničnih težav. Ni nujno, da so te osebe dobro seznanjene z vsebino webinarja, naj pa imajo dobro poznavanje programske opreme.
– Ves čas omogočite interaktivno sodelovanje udeležencev, bodisi preko možnosti postavljanja vprašanj na klepetu, imejte rezerviran čas za vprašanja in odgovore, lahko vam jih udeleženci pošljejo že vnaprej.
– Uporabljajte slike, videe in druge vizualne elemente. Tudi tukaj velja, da je slika vredna več kot 1000 besed (v primeru webinarjev celo več).
– Po koncu webinarja ne pozabite na merjenje zadovoljstva. Udeležencem lahko na primer pošljete sporočilo s preprosto anketo.
Vsekakor pa upamo, da bomo kmalu lahko organizirali tudi klasične seminarje. Kljub vsem prednostim webinarjem imajo namreč (najmanj) eno veliko pomanjkljivost – mreženje udeležencev na njih ni mogoče. Kot na toliko ostalih področjih našega življenja tudi pri izvedbi dogodkov velja, da nič ne more nadomestiti osebnega stika.
Viri:
1. Društvo za marketing Slovenije (29. 4. 2020)
2. WorkCast (29. 4. 2020)
3. Search Engine Journal (29. 4. 2020)
Foto: pixabay