Ukrepi za zajezitev epidemije koronavirusa so močno posegli v naše ustaljene načine dela. Veliko zaposlenih je čez noč ostalo brez dela. Tisti, ki zaradi narave dela lahko delajo od doma, imajo pravzaprav veliko srečo. Podjetja, ki z delom od doma nimajo izkušenj, pa so postavljena pred velik izziv. Poleg klasične elektronske pošte obstaja cel kup praktičnih rešitev za delo na daljavo. V nadaljevanju navajamo nekaj najbolj priljubljenih digitalnih orodij, ki vam lahko olajšajo delo v teh časih.
Microsoft Teams – Z orodjem Teams lahko organizirate spletne sestanke, spletne seminarje in dogodke v živo. Če uporabljate licenčni izdelek Office 365, to orodje že imate na razpolago, v času epidemije pa Microsoft za šest mesecev ponuja brezplačne licence za toliko končnih uporabnikov, kot jih potrebujete v tem času. Več informacij je na voljo na povezavi https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/05/our-commitment-to-customers-during-covid-19/.
ZOOM – Ta izjemno priljubljena aplikacija je namenjena izvajanju video sestankov, predavanjem, seminarjem, itd. in je uporabna v celi vrsti panog. Ponuja brezplačno različico, poleg tega pa tudi tri plačljive pakete z razširjenimi funkcijami. Več na https://zoom.us/.
Skype for business – Gre za najbolj razvito aplikacijo na svetu za opravljanje klicev. Omogoča tako videokonferenčni klic večih oseb, kot tudi deljenje zaslona z ostalimi uporabniki, kar pripomore k boljši produktivnosti. Več na https://www.skype.com/en/business/.
Viber – Orodje omogoča pisanje sporočil, klice, videoklice, skrita sporočila in skupine. Skupine za skupinski pogovor znotraj aplikacije so koristne predvsem iz vidika povezanosti (zaposlenih, članov, prostovoljcev), saj omogoča manj formalno komuniciranje, še zmeraj pa ni tako osebno kot SMS sporočila. Več na https://www.viber.com/en/business/.
Google dokumenti – Google dokumenti ponujajo možnost, da v realnem času več oseb skupaj ustvarja in ureja določen dokument. Na enostaven način omogoča deljanje, komentiranje, urejanje ali le ogledovanje. Več na https://www.google.com/intl/sl_SI/docs/about/.
Slack – Aplikacija omogoča pogovore preko različnih kanalov, ki so lahko organizirani po temah, projektih, ekipah, ipd. Na ta način se informacije ne izgubijo in vedno pridejo do pravih oseb. Več na www.slack.com.
Jitsi Meet – Gre za orodje za izvedbo videokonferenc, ki je osnovano na odprtokodni rešitvi. Posebnost Jitsi Meet je, da za uporabo ne zahteva prijave. Potrebno je samo vpisati želeno ime sobe in že lahko vstopite. Več na https://jitsi.org/.
Cisco Webex – Še ena priljubljeno in izjemno uporabno orodje, ki ponuja cel kup rešitev za skupinsko delo na daljavo. Več na https://www.webex.com/.
Facebook skupine – Tudi Facebook lahko izkoristite za vaše delo. Ustvarite lahko zaprte skupine, kjer si lahko s sodelavci izmenjujete informacije. Vendar pa Facebook vsekakor ni prostor za izmenjavo zaupnih podatkov in dokumentov. Lahko pa ga uporabljate za izmenjavo idej o manj formalnih zadevah, kot je na primer organizacija raznih dogodkov.
Seznam seveda ni popoln, saj je na trgu enostavno preveč možnosti, vsako podjetje pa mora najti ustrezno orodje oziroma kombinacijo orodij za svoj način dela. Poleg izbire ustreznih kanalov pa je pomembno tudi, da se z zaposlenimi dogovorite, kdaj boste komunicirali, kdo s kom in o čem. Določiti je potrebno čas, ko niste na voljo za druge, da se lahko nemoteno posvetite svojemu delu. Neprestano piskanje sporočil namreč zmanjšuje osredotočenost, povečuje raven stresa in znižuje produktivnost.
Foto: freepik